نبذة عن الوكالة:
تُعد وكالة الكلية للشؤون الأكاديمية إحدى الركائز الرئيسة في الهيكل التنظيمي لكلية الطب، حيث تُعنى بالإشراف على سير العملية التعليمية في مرحلة الدراسات الجامعية، وضمان تنفيذ اللوائح والأنظمة الأكاديمية بما يحقق جودة المخرجات التعليمية.
وتتولى الوكالة تنظيم الجداول الدراسية والاختبارات، والإشراف على شؤون الطلبة الأكاديمية، بما في ذلك التسجيل، والحذف والإضافة، والاعتذار، ومعادلة المقررات، إضافةً إلى تقديم خدمات الإرشاد الأكاديمي ودعم الطلبة في مسيرتهم التعليمية.
كما تعمل الوكالة على التنسيق مع الأقسام الأكاديمية والوحدات المختلفة داخل الكلية وخارجها، بما يسهم في تطوير البيئة التعليمية، وتحقيق التكامل بين مكونات العملية الأكاديمية، ورفع كفاءة الأداء بما يتوافق مع أهداف الكلية والجامعة.
كلمة الوكيل:
بسم الله الرحمن الرحيم
يسعدني أن أرحب بكم في صفحة وكالة الكلية للشؤون الأكاديمية بكلية الطب، والتي تمثل الركيزة الأساسية في تنظيم العملية التعليمية والإشراف على جودة مخرجاتها، بما ينسجم مع رسالة الكلية وأهدافها الاستراتيجية.
تسعى الوكالة إلى تطوير البيئة الأكاديمية وتعزيز جودة التعليم من خلال الإشراف على الخطط الدراسية، وتنظيم الجداول والاختبارات، ومتابعة شؤون الطلبة الأكاديمية، إضافةً إلى دعم الإرشاد الأكاديمي وتيسير الخدمات التعليمية بما يحقق تجربة تعليمية متميزة للطلاب.
كما نحرص على تطبيق أفضل الممارسات في التعليم الطبي، ومواكبة التطورات الحديثة في التعليم والتقنية، بما يسهم في إعداد خريجين مؤهلين علمياً ومهنياً، قادرين على تلبية احتياجات المجتمع وسوق العمل.
وتؤمن الوكالة بأهمية العمل بروح الفريق والتكامل مع جميع وحدات الكلية، بما يعزز من كفاءة الأداء ويرتقي بمستوى العملية التعليمية.
نسأل الله التوفيق والسداد، وأن نحقق معاً التميز والريادة في التعليم الطبي.
والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
مهام الوكالة:
تتولى وكالة الكلية للشؤون الأكاديمية الإشراف على العملية التعليمية وتنظيمها، وتشمل مهامها ما يلي:
- الإشراف على تنفيذ اللوائح والقواعد المنظمة للدراسة والاختبارات في المرحلة الجامعية.
- الإشراف على الوحدات التابعة للوكالة ومتابعة سير العمل بها.
- إعداد الجداول الدراسية والتنسيق مع الأقسام الأكاديمية والجهات ذات العلاقة.
- الإشراف على توزيع الطلبة على الأقسام الأكاديمية وفق الأنظمة المعتمدة.
- الإشراف على تنظيم وسير الامتحانات النهائية وتشكيل لجانها.
- تطبيق ضوابط القبول والتحويل بين الكلية والأقسام الأكاديمية.
- الإشراف على أعمال اللجان الطلابية والأنشطة اللاصفية.
- الإشراف على معادلة المقررات الدراسية للطلبة.
- متابعة طلبات الحذف والإضافة والتأجيل والاعتذار عن الدراسة وفق اللوائح.
- الإشراف على إعداد قوائم الحرمان وقوائم الخريجين.
- تنظيم فعاليات الأسبوع التعريفي بالكلية.
- تقديم الإرشاد الأكاديمي للطلبة ومتابعة تحصيلهم العلمي.
- إعداد تقارير دورية عن سير العمل ورفعها لعميد الكلية.
- التنسيق مع وحدات الكلية المختلفة فيما يتعلق بالشؤون الأكاديمية.
- الإشراف على الشؤون المالية والعهد الخاصة بالوكالة وفق الأنظمة.
- القيام بأعمال أمانة مجلس الكلية.
- متابعة تحديث موقع الكلية فيما يخص أعمال الوكالة.
- تنفيذ ما يُكلف به من مهام من قبل عميد الكلية.
الوحدات
وحدة الجداول و الاختبارات:
مهام الوحدة :
- مراجعة وتنظيم الامتحانات العملية والنظرية بالكلية.
- التنسيق مع الأقسام لتجهيز الامتحانات وتحضير المراقبين.
- تدقيق النتائج مع الأقسام قبل الإعلان والادخال فى البانر.
- عمل بنك للأسئلة النظرية والعملية على أحدث النظم المتبعة عالمياً.
- الاشراف على الجداول الدراسية للسنوات المختلفة
وحدة شؤون الطلاب:
مهام الوحدة :
- تقديم الخدمات الاكاديمية للطلاب والرد على استفساراتهم.
- متابعة تسجيل الطلاب.
- متابعة حضور الطلاب.
- تحرير الخطابات المتعلقة بالطلاب.
- التنسيق مع العمادات فيما يخص الطلاب وكذلك الأقسام.
- التنسيق مع عمادة شؤون الطلاب لتنفيذ الأنشطة التي تكون على مستوى العمادة.
- التنسيق مع العيادات لإجراء الفحص الطبي للطلاب المستجدين.
- المتابعة مع عمادة شؤون الطلاب لاستلام البطاقات التعريفية والمكافأة المصروفة للطلاب وتسليمها لهم.
- إصدار البطاقات للطلاب المستجدين.
- اكتشاف المواهب الطلابية ورعايتها وإعداد الدورات وورش العمل المناسبة لذلك.
- الإشراف على الأنشطة الطلابية بالكلية .
- تنظيم المكافات والمنح الدراسية للطلاب.
وحدة الإرشاد الأكاديمى:
مهام الوحدة :
- استقبال الطلاب المستجدين بالكلية وتقديم النصح والإرشاد لهم
- تقديم النصح والإرشاد للطلاب فيما يتعلق بالابحاث والوضع الاكاديمي
- متابعة الطلاب المتعثرين دراسياً
- متابعة حالة الطلاب المحرومين من الجلوس للامتحانات
- متابعة حالات الطلاب الصحية والاجتماعية والعمل على حل أي صعوبات تواجه الطلاب
- معالجة حالات الغياب بموجب عذر
- دراسة حالات الحذف للمقررات أو السنة مع الطالب ومحاولة مساعدتهم
وحدة التسجيل:
مهام الوحدة:
- مراجعة قوائم الطلاب وتوزيعها على الأقسام.
- تسجيل المقررات الدراسية وفك أي تعارض يطرأ لأي طالب.
- حذف وإضافة المقررات الدراسية
- تقديم المعلومات عن الوضع الأكاديمي للطالب.
- التواصل مع الأقسام لتحديد وتأكيد قوائم منسقي المقررات.
- العمل على تسهيل التواصل بين الطلاب ومنسقي المقررات
- التواصل مع الأقسام والتنسيق بشأن تعديل النتائج وإرسالها لعمادة القبول والتسجيل.
- المتابعة مع العمادة لرصد الدرجات للطلاب بالنظام الأكاديمي (البانر).
- متابعة طلبات التحويل للكليات الأخرى وإكمال الإجراءات حسب الأنظمة المتبعة لذلك
- متابعة إدخال النتائج للنظام (البانر) مع منسقي المقررات
- مساعدة الطلبة المتوقع تخرجهم، وتقديم العون لهم، ومساعدتهم بإنهاء الإجراءات بكل يسر و سهولة.
- القيام بالتكليفات في ضوءالمستجدات والمتطلبات
وحدة التعليم الالكتروني:
مهام الوحدة:
- عقد الدورات التدريبية في مجال التعليم الالكتروني لأعضاء هيئة التدريس بالتعاون مع عمادة تقنية المعلومات والتعليم الالكتروني بالجامعة.
- التنسيق مع عمادة التعليم الإلكتروني والتعليم عن بعد فيما يتعلق بمشاريع التعليم الإلكتروني في الكلية
- عقد دورات تدريبية للطلاب للتعامل مع نظم إدارة التعليم الالكتروني.
- تقديم الدعم الفني لمنسوبي الكلية والفئات المستهدفة في كافة برمجيات التعليم الالكتروني.
- إقامة الندوات والمحاضرات للمساهمة فى نشر ثقافة تكنولوجيا التعليم الإلكتروني وبرامجها بين أعضاء هيئة التدريس والطلاب في الكلية.
- عقد ورش عمل لأعضاء هيئة التدريس والطلاب على تطبيقات التعليم الإلكتروني وأهميته ودوره في العملية التعليمية وكيفية تطبيقه والمهارات المطلوبة للدخول في هذا النظام.
- المتابعة الدورية لمدى جاهزية الفصول الدراسية الذكية وقاعات الاجتماعات والشاشات الإعلانية
- متابعة رفع أعضاء هيئة التدريس لمقرراتهم الإلكترونية على نظام إدارة التعليم الإلكتروني
- التقويم المستمر للتعليم الإلكتروني في الكلية، والمشاركة في وضع معايير خاصة بتقييم جودة المقررات الإلكترونية بالكلية ومتابعة تنفيذها
- تحديد احتياجات الكلية من تقنيات التعليم والتجهيزات التكنولوجية والأجهزة الحديثة والرفع بها لعميد الكلية لمخاطبة عمادة تقنية المعلومات و التعليم الإلكتروني لتوفيرها
- تحديث بيانات وأنشطة التعليم الالكتروني للكلية على موقع الجامعة.
- متابعة الامتحانات الشفهية وتنظيم الطلاب أثناء أداء الامتحان
وحدة المعامل والوسائل التعليمية
مهام الوحدة:
- إعداد الدراسات الخاصة بإحتياجات الكلية من المعامل والأجهزة المساندة والبرمجيات بالتنسيق مع الأقسام العلمية.
- الإشراف على التجهيزات المعملية بمعمل الكلية بالتنسيق مع الاقسام العلمية.
- متابعة الشركات فيما يخص توريد الأجهزة العلمية بالتنسيق مع الأقسام العلمية.
- المتابعة مع الجهات ذات العلاقة فيما يتعلق بصيانة وتشغيل الأجهزة العلمية.
- العمل على وضع الخطط التطويرية للمعامل بالكلية بالتنسيق مع الاقسام العلمية.
- توفير الأجهزة والوسائل التعليمية التي تساعد أعضاء هيئة التدريس على القيام بدورهم في التدريس بكفاءة وفاعلية
- الاشراف الفني على القاعات والفصول الدراسية والقاعة الكبرى.
- تنظيم حجز القاعات عند طلبها لإقامة الفعاليات من داخل الكلية وخارجها.
- انتاج وتطوير البرامج والمواد التعليمية وفقاً لمتطلبات العملية التعليمية بالتعاون مع منسقى المقررات المختلفة في الكلية
- متابعة التطور التقني الحديث عن طريق تطبيق أساليب التعليم الإلكتروني وغيره من طرق التعلم
- المشاركة في فعاليات الجامعة من خلال اقامة المعارض المتخصصة
- اجراء عمليات الفحص والصيانة الدورية لأجهزة الكلية والمواد التعليمية المختلفة
- عقد لقاءات ودورات تدريبية لأعضاء هيئة التدريس بشأن استخدام الأجهزة والبرامج التقنيات التعليمية
- اجراء الدراسات والبحوث المتعلقة بتطوير أساليب التدريس واستخدام التقنيات التعليمية وفقاً لأحدث الأساليب العلمية
- عقد دورات متخصصة لأعضاء هيئة التدريس لتطوير مهاراتهم
- استخدام أساليب التعليم الإلكتروني وتوظيفها في العملية التدريسية