نبذة عن الوكالة
الصورة
وكيلة كلية الطب لشؤون الطالبات
تُعد وكالة الكلية لشؤون الطالبات إحدى الوكالات الرئيسة في كلية الطب، وتتولى الإشراف على شطر الطالبات في الجوانب
التعليمية والأكاديمية والبحثية والإدارية والمالية، بما يضمن حسن سير العمل ورفع كفاءة الأداء وتحقيق التكامل مع عمادة الكلية والجهات ذات العلاقة داخل الجامعة. وتسعى الوكالة إلى توفير بيئة تعليمية وتنظيمية داعمة للطالبات، ومتابعة احتياجاتهن، والإسهام في تطوير الخدمات والعمليات المرتبطة بهن وفق الأنظمة واللوائح المعتمدة.
كلمة الوكيلة
الحمد لله رب العالمين، والصلاة والسلام على أشرف الأنبياء والمرسلين. يسرني أن أضع بين أيديكم هذا التعريف بوكالة الكلية لشؤون الطالبات، انطلاقًا من أهمية دورها في دعم العملية التعليمية والأكاديمية والإدارية والبحثية في شطر الطالبات، وبما يعزز جودة الأداء ويرتقي بالخدمات المقدمة للطالبات ومنسوبات الكلية. وتسعى الوكالة، وفقًا للدليل التنظيمي والصلاحيات، إلى الإسهام في تنفيذ الخطة الاستراتيجية للكلية، وتنظيم العمل في أقسام الطالبات، ومتابعة سير الدراسة، والإشراف على الوحدات التابعة لها، والتنسيق المستمر مع عمادة الكلية والأقسام والجهات ذات العلاقة داخل الجامعة؛ بما يحقق الكفاءة في الأداء، ويرفع مستوى الجودة، ويهيئ بيئة جامعية داعمة ومحفزة. ونُسأل الله التوفيق والسداد في أداء هذه المسؤولية، وأن يسهم هذا الجهد في خدمة الطالبات وتحقيق مستهدفات الكلية والجامعة.
مهام الوكالة
- الإشراف على تنفيذ الخطة الإستراتيجية للكلية فيما يخص الطالبات.
- إدارة شؤون الكلية التعليمية والبحثية والإدارية والمالية والثقافية فيما يخص الطالبات.
- تنسيق وتطوير علاقات الكلية داخل وخارج الجامعة فيما يخص الطالبات.
- الإشراف على توفير كل متطلبات الكلية التعليمية والبحثية والإدارية والمالية فيما يخص الطالبات.
- الإشراف على أداء الأقسام الأكاديمية.
- المحافظة على ممتلكات الكلية الثابتة والمنقولة.
- العمل على تحسين الصورة الذهنية للكلية.
- الإشراف على تخطيط وإعداد ميزانية الكلية.
- تنفيذ ومتابعة قرارات مجلس الكلية.
- العمل على تطوير العمل في أقسام الطالبات إداريًا وأكاديميًا.
- تنسيق وتنظيم العلاقة الإدارية والتنظيمية مع عميد ووكلاء ورؤساء أقسام الكلية كل في مجال اختصاصه الوظيفي بما يخص أقسام الطالبات.
- إعداد تقارير دورية شاملة عن سير الدراسة والأداء الوظيفي في أقسام الطالبات وتقديمها إلى عميد الكلية.
- متابعة تحديث موقع الكلية فيما يخص الوكالة والوحدات الإدارية التابعة لها.
- تنفيذ ما يُكلف به من أعمال من عميد الكلية.
- صلاحيات وكيلة الكلية لشؤون الطالبات
- الموافقة على اعتذار الطالبات عن الفصل الدراسي وفقًا للوائح والأنظمة.
- الموافقة على تحويل الطالبات من تخصص إلى آخر ومن وإلى الكلية وفقًا للوائح والأنظمة.
- اعتماد الجداول الدراسية المقدمة من الأقسام الأكاديمية بالكلية.
- تشكيل واعتماد لجان النشاطات الطلابية بالكلية.
- إقرار زيادة عدد الطالبات في الشعب أو تقسيم الشعب بالتنسيق مع الأقسام المعنية وعمادة القبول والتسجيل بما لا يجاوز السعة المثلى للشعبة.
- الموافقة على طلبات التمديد وإعادة القيد والاختبارات البديلة حسب اللوائح المنظمة لذلك وصلاحيات التفويض.
- الموافقة على قوائم الحرمان والرفع بها حسب اللوائح المنظمة لذلك وصلاحيات التفويض.
- البت في قضايا الأعذار الطلابية حسب الحاجة إلى ذلك وفقًا للوائح والأنظمة.
- ترشيح مشرفات الوحدات والأقسام التابعة للوكالة والتوصية باختيارهن وتعيينهن.
- مخاطبة الجهات ذات العلاقة داخل الجامعة في اختصاص ونطاق عمل الوكالة.
- إصدار القرارات الداخلية التي يقتضيها سير العمل في وكالة الكلية ووحداتها وفقًا للأنظمة واللوائح.
- تقويم أداء منسوبات الوكالة.
- اعتماد الإجازة الاعتيادية والاضطرارية لمنسوبات الوحدات التابعة للوكالة.
- إقرار الصرف من ميزانية وعهدة الوكالة وفقًا للوائح المنظمة.
- المشاركة في اختيار وكيلات الأقسام بالتنسيق مع رئيس القسم المعني وعميد الكلية.
- الموافقة على حضور عضوات هيئة التدريس للمؤتمرات داخل وخارج المملكة حسب الأنظمة واللوائح الخاصة بتفويض الصلاحيات.
- التوصية بالإجازات الاستثنائية لعضوات هيئة التدريس بحسب اللوائح والأنظمة.
- الموافقة على قطع الإجازة لعضوات هيئة التدريس والرفع بذلك للجهات المعنية.
- الموافقة على طلب الجهات الحكومية بالاستعانة بعضوات هيئة التدريس في إلقاء المحاضرات والاشتراك في الندوات والمؤتمرات بما لا يؤثر على أدائهن في الجامعة.
- الموافقة على الإجازات الاضطرارية والعادية لموظفات الكلية.
- النظر في شكاوى وتأديب الطالبات بالتنسيق مع وكيلات الأقسام ووحدة الشؤون الأكاديمية.
الوحدات التابعة للوكالة
وحدة شؤون الطالبات
- استقبال الطالبات المستجدات بالكلية وتقديم النصح والإرشاد وتعريفهن بأقسام الكلية وتهيئتهن للانخراط في الحياة الجامعية.
- إنهاء إجراء إصدار البطاقات الجامعية للطالبات بالتنسيق مع إدارة الجامعة.
- تنسيق إجراءات الكشف الطبي للطالبات بالتنسيق مع العيادات الجامعية.
- تنسيق القاعات الدراسية للعام الدراسي.
- الإشراف على القاعات الدراسية وجاهزية المكتبات ومصادر التعلم.
- متابعة صيانة الأجهزة بالقاعات الدراسية تجنبًا لأي أعطال قد تؤثر على سير العملية التعليمية.
- معالجة حالات الغياب والأعذار الطبية والاجتماعية للطالبات.
- المتابعة الطبية بشأن معالجة حالات الطالبات الصحية والمشكلات النفسية والاجتماعية.
- استقبال طلبات حضور الطالبات للمؤتمرات الداخلية والخارجية ورفع طلبات الموافقة وتحمل تكاليف السفر.
- متابعة تنظيم النشاطات الطلابية الصفية واللاصفية بالتعاون مع النادي الطلابي وعمادة خدمة المجتمع وعمادة شؤون الطلاب.
- تنسيق حفل تخرج الطالبات بالتعاون مع إدارة الجامعة.
- الإشراف على تنسيق المواصلات والتنقل للطالبات.
وحدة الشؤون الأكاديمية
- الإشراف على سير العملية التعليمية في شطر الطالبات والتنسيق مع الإدارات المعنية فيما يتعلق بإعداد الجداول الدراسية.
- مراجعة قوائم الطالبات وتوزيعها على الأقسام.
- متابعة تسجيل الطالبات للمقررات الدراسية وفك أي تعارض يطرأ لأي طالبة.
- متابعة حذف وإضافة المقررات الدراسية للطالبات.
- التواصل مع الأقسام لتحديد وتأكيد قوائم منسقي المقررات.
- العمل على تسهيل التواصل بين الطالبة ومنسقي المقررات.
- إصدار التعاميم الواردة من العمادة للأقسام.
- متابعة إدخال النتائج للنظام مع منسقي المقررات.
- متابعة الحالات المتعثرة دراسيًا والعمل على معالجتها.
- إعداد قوائم الحرمان للطالبات المحرومات من الجلوس للامتحانات والتنسيق مع العمادة.
- دراسة حالات تأجيل بعض الطالبات للدراسة ومحاولة مساعدتهن.
- التنسيق مع لجنة الاختبارات والأقسام للإعداد والتجهيز للامتحانات وجداول المراقبات.
- متابعة مراجعة الاختبارات مع الأقسام قبل إعلان النتائج.
- الإشراف على طلبات الطالبات للتحويل من وإلى الكلية.
- الرد على استفسارات الجهات الخارجية فيما يخص فترات الانقطاع أو الإعادة أثناء دراسة الطالبات.
وحدة شؤون الجودة والتطوير
- الإشراف على جميع الوحدات واللجان التابعة لوكالة التطوير والجودة بالكلية – شطر الطالبات.
- نشر ثقافة الجودة وتقويم مستوى الأداء في الجوانب الأكاديمية والعلمية وعقد الورش التدريبية المتعلقة بالتطوير والجودة.
- متابعة وتحقيق معايير الاعتماد والتقويم الأكاديمي ووضع الخطط الإستراتيجية للكلية والمشاركة في تنفيذها.
- الإشراف على تحديد الاحتياجات التدريبية المتخصصة لأعضاء هيئة التدريس ومنسوبي الكلية، والمشاركة في تنظيم البرامج التدريبية المناسبة وتقييم فاعليتها.
إدارة الكلية – شطر الطالبات
- الإشراف على تطبيق لوائح وأنظمة الشؤون الإدارية وإصدار القرارات الداخلية التي يقتضيها حسن سير العمل.
- الإشراف على كامل الشؤون المالية وتأمين الاحتياجات الخاصة بكلية الطب – شطر الطالبات وفق اللوائح والأنظمة.
- متابعة جميع المراسلات الداخلية على نظام الجامعة للاتصالات الإدارية أو الخارجية حسب ما تقتضيه الحاجة لحسن سير العمل.
- الإشراف على أعمال الصيانة والاحتياجات اللوجستية في شطر الطالبات بالتنسيق مع الجهات المعنية من إدارة الجامعة.